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NIA 260 - Comunicaciones de Asuntos de Auditoría
con los encargados del Gobierno Corporativo
Esta
Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el
auditor de comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad en una
auditoría de estados financieros. Aunque la presente NIA se aplica con
independencia de la dimensión o estructura de gobierno de la entidad, su
aplicación presenta particularidades cuando todos los responsables del gobierno
de la entidad participan en su dirección, y en el caso de entidades cotizadas.
Esta NIA no establece requerimientos relativos a la comunicación del auditor
con la dirección de una entidad o con sus propietarios a menos que sean a la
vez responsables del gobierno de la entidad.
La función de la comunicación:
Esta
NIA se centra principalmente en las comunicaciones del auditor a los
responsables del gobierno de la entidad. Sin embargo, una comunicación
recíproca eficaz es importante para facilitar:
a)
Al auditor y a los responsables del
gobierno de la entidad la comprensión de los asuntos relacionados con la
auditoría en su contexto, y el desarrollo de una relación de trabajo
constructiva. Esta relación debe desarrollarse manteniendo la independencia y
objetividad del auditor;
b)
al auditor, la obtención de los
responsables del gobierno de la entidad de la información necesaria para la
realización de la auditoría. Por ejemplo, los responsables del gobierno de la
entidad pueden facilitar al auditor el conocimiento de la entidad y su entorno,
y la identificación de las fuentes adecuadas de evidencia de auditoría, así
como proporcionarle información sobre transacciones o hechos específicos; y
c)
a los responsables del gobierno de
la entidad el cumplimiento de su responsabilidad de supervisar el proceso de
información financiera, reduciendo así los riesgos de incorrección material en
los estados financieros
Objetivos:
a) La
comunicación clara a los responsables del gobierno de la entidad de las
responsabilidades del auditor en relación con la auditoría de estados
financieros, así como una descripción general del alcance y del momento de
realización de la auditoría planificados;
b) La
obtención de los responsables del gobierno de la entidad de la información
necesaria para la auditoría:
c) La
comunicación oportuna a los responsables del gobierno de la entidad de los
hechos observados que sean significativos y relevantes en relación con su
responsabilidad de supervisión del proceso de información financiera; y
d)
El fomento de una comunicación
eficaz recíproca entre el auditor y los responsables del gobierno de la
entidad.
El
auditor deberá obtener evidencia de que la administración reconoce su
responsabilidad por la presentación razonable de los Estados Financieros de
acuerdo con el marco de referencia relevante para informes contables y que ha
aprobado los Estados Financieros. El auditor puede tener evidencia del
reconocimiento de la administración de dicha responsabilidad y aprobación en
minutas importantes de juntas del consejo de directores u organismo similar u
obteniendo una representación por escrito de la administración o una copia
firmada de los Estados Financieros. Teniendo en cuenta que las representaciones
orales o escritas obtenidas de la entidad podrían no ser confiables, es
conveniente sustentarlas mediante evidencias.
La
Carta de Gerencia viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de
Auditoría, a través del cual el titular de
la entidad auditada y/o el nivel gerencial competente (Gerente General, Gerente Regional o Gerente
Municipal) reconoce haber puesto a disposición de la
comisión de auditoría toda información requerida, así como haber obtenido
manifestaciones o cualquier hecho significativo ocurrido durante el período del
examen realizado.
Según la NIA 580. Representaciones
de la gerencia
El
auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce
su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros
de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente.
Para ello, el auditor debe obtener una carta de representación escrita de la
dirección que incluya las afirmaciones significativas, tanto explícitas como
implícitas, que contienen los estados financieros, cuando ninguna otra
evidencia apropiada es razonable pensar que pueda existir. Por ello, esta carta
no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor.
Si
la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación ello
constituiría una limitación al alcance del trabajo y, por lo tanto, el auditor
debería emitir una opinión con salvedad indeterminada o abstenerse de opinar.
En tales casos, el auditor debe evaluar la confianza que ha depositado en otras
representaciones hechas por la administración durante el curso de su examen y
considerar tal negativa puede tener efectos adicionales sobre su dictamen.
Las
posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la
administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son confirmadas
por escrito por la administración.
Por
otro lado, las manifestaciones vertidas por la administración o gerencia
constituyen una de las fuentes de evidencia de auditoría más significativas.
Estas manifestaciones se efectúan verbalmente a lo largo de la auditoría en
respuesta a determinadas interrogantes y, por escrito al concluirse, a través
de una Carta de Representación es necesario discutir su contenido con los
funcionarios apropiados con suficiente tiempo, para reducir la posibilidad de
enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar información y
documentación.
ü Obtener
el reconocimiento expreso de parte de la entidad de la responsabilidad de los
Estados Financieros, de que no existan asuntos considerables o de materialidad
que puedan afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.
ü Confirmar
la evidencia corroborativa de las afirmaciones o reconocimientos dentro y fuera
de la entidad.
ü Confirmar
las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada.
ü Evaluar
si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son
razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo otras
afirmaciones.
ü Tomar
en consideración si las personas que representan a la entidad pueden ser
consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes de la auditoría.
La
Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel
membretado de la entidad y firmada por funcionarios de nivel jerárquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional, Gerente
Municipal, etc.), los cuales tienen pleno conocimiento y son responsables de
los asuntos que dicha de la carta indica.
¿Qué
debe contener la Carta de Gerencia?
ü El
alcance y contenido de la Carta de Gerencia debe reflejar las manifestaciones
reales, debiéndose ajustar a las circunstancias específicas de cada auditoría.
Por lo general, debe contener los siguientes aspectos:
ü Declaración
de la administración o gerencia sobre su responsabilidad en la preparación de
los Estados Financieros.
ü Reconocimiento
de la disponibilidad y entrega de todos los registros, documentos y libros de
contabilidad.
ü Declaración
formal, que no existan errores significativos en los Estados Financieros ni en
las transacciones no registradas.
ü Declaración
de incumplimiento de parte de la entidad de cualquier con trato que pudiera
afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.
ü Reconocimiento
y detalle de los eventos subsecuentes o hechos posteriores después del balance.
ü Declaración
de que no existen irregularidades o actos ilegales.
ü Reconocimiento
de inventarios concernientes a bienes obsoletos.
ü Reconocimiento
de otros pasivos que no estén incluidos en el Balance General.
ü Declaración
sobre reclamos o juicios pendientes que los asesores estimen ser defendibles.
Otros
aspectos o cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se limitan a la
entidad o gerencia
Esencialmente, debe tenerse en cuenta que cuando los ítems rubros o
partidas pueden ser cuantificados, la materialidad debe ser usada para
determinar cuáles deberán ser incluidos en la Carta de Representación.
Si la entidad rehúsa entregar al auditor la Carta de Representación,
habrá una limitación al alcance del examen y deberá ser emitida una opinión
calificada. Si la entidad rehúsa firmar la Carta de Representación en razón de
no comprender la terminología utilizada, podrá modificarse o discutirse su
contenido hasta alcanzar su adecuado entendimiento.
Al solicitar una carta de representación de la administración, el auditor deberá pedir:
·
Que sea dirigida al auditor,
·
Que contenga información específica
y
·
Que esté apropiadamente fechada y
firmada.
Una carta de representación de la administración
ordinariamente estará firmada por los miembros de la administración que tengan
la responsabilidad primaria de la entidad y de sus aspectos financieros
(ordinariamente el funcionario ejecutivo senior y el funcionario senior de
finanzas) basados en su mejor conocimiento y creencia.
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NIA 505 - CONFIRMACIONES EXTERNAS
La
norma Internacional de auditoria 505 trata del uso de procedimientos de
confirmación externa que debe hacer el auditor para obtener evidencia de
auditoria acorde a las normas internacionales de auditoria 330 y 500.
De
acuerdo con la NIA 505, el auditor debe diseñar e implementar procedimientos de
confirmación externa para obtener evidencia de auditoria relevante y confiable.
Esta evidencia en forma de confirmaciones externas puede ser más confiable que
la evidencia generada internamente en la entidad y permite obtener un alto
nivel de confiabilidad y seguridad que requiere el auditor para responder a los
riesgos significativos debidos a fraude o error.
OBJETIVO
El
auditor debe diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para
obtener evidencia de auditoria relevante y confiable.
REQUISITOS
Procedimientos
de confirmación externa: Los procedimientos de confirmación
externa usualmente se utilizan para confirmar o solicitar información referente
a saldo de cuentas, términos de acuerdos, contratos o transacciones. Cuando el
auditor decide usar procedimientos de confirmación externa debe mantener el
control sobre las solicitudes de confirmación externa teniendo en cuenta que se
va a confirmar o solicitar, la selección de la parte confirmante y que las
solicitudes se dirijan apropiadamente para que las respuestas sean directas al
auditor.
La
solicitud debe incluir las aseveraciones que se tratan, riesgos significativos
específicos, planteamiento y presentación de la solicitud, experiencia previa
en la auditoria, método de comunicación, autorización de la administración y
capacidad de la parte confirmante para proporcionar la información solicitada.
Entonces,
el auditor debe llevar un seguimiento de la solicitud, y si es el caso de que
no se ha recibido respuesta enviar una solicitud adicional.
Negativa de
la administración a permitir que el auditor envié una solicitud de
confirmación: Cuando la administración se niega a
permitir que el auditor envié una confirmación externa, esta deberá explicar
sus razones y el auditor investigar sobre la validez de dichas razones, debido
a que la administración está limitando el trabajo de auditoria para obtener
evidencia.
De
la misma manera el auditor deberá evaluar las implicaciones que tiene la
negativa de la administración para la evaluación de los riesgos y la auditoria.
Como consecuencia de esa negativa el auditor debe diseñar e implementar
procedimientos de auditoria alternos para obtener evidencia relevante y
confiable.
Cuando
esto no es posible o la negativa de la administración no es razonable, el
auditor deberá comunicarse con los encargados del gobierno corporativo y
determinar las implicaciones para la auditoria y su dictamen.
Resultados
de los procedimientos de confirmación externa: Aunque se obtenga
evidencia de en fuentes externas, siempre existen circunstancias que puedan
alterar la confiabilidad de la evidencia, ya que puede existir intercepción,
alteración o fraude.
Si
el auditor identifica factores que le generen dudas sobre la confiabilidad de
la respuesta a una solicitud de confirmación externa, el auditor debe obtener
mayor evidencia que le permita solucionar sus dudas. Si luego de obtener dicha
evidencia, el auditor determina que la respuesta a la solicitud no es
confiable, debe evaluar las implicaciones sobre la evaluación de los riesgos
significativos.
De
la misma manera cuando no hay respuesta a la solicitud de confirmación, el
auditor debe obtener evidencia a través de procedimientos alternativos; y
cuando hay excepciones, debe investigar para determinar si las excepciones
indican representación errónea.
Confirmaciones
negativas: Las confirmaciones negativas son
menos persuasivas que las positivas, por lo tanto el auditor no deberá usarlas
como único procedimiento sustantivo de auditoria para tratar un riesgo a nivel
aseveración, a menos que se haya evaluado el riesgo significativo como bajo y
que se haya obtenido suficiente evidencia respecto a la efectividad operaria de
los controles, se espera una baja tasa de excepciones y el auditor no tiene
conocimiento de circunstancias que hagan que las solicitudes de confirmación
sean desechadas.
Evaluación
de la evidencia obtenida: Una vez implementados los
procedimientos de confirmación externa, el auditor debe evaluar los resultados
y si la evidencia es relevante y confiable, o si es necesaria mayor evidencia
de auditoria. Entonces, el auditor puede clasificar los resultados en respuesta
de la parte confirmante indicando acuerdo o proporcionando la información
solicitada, respuesta no confiable, no respuesta y excepción.
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